Le processus d’achat en fonction de votre entreprise
Le processus d’achat d’une entreprise peut être considéré comme une tâche spécialisée effectuée par des personnes ayant un rôle défini, comme « responsable des achats », « directeur des achats » ou « acheteur ». Dans certains cas, cette responsabilité peut incomber au responsable du traitement, voire au PDG. La fonction d’achat vise à acquérir des fournitures, des gadgets nécessaires, des services ou d’autres articles liés à l’entreprise. Plus ce processus est efficace, plus il est facile pour une entreprise d’obtenir les pièces – y compris les services et la main-d’œuvre – nécessaires à ses activités. Par exemple, vous pouvez vous en sortir en ne commandant pas de cornichons, mais vous ne pouvez pas faire un hamburger sans pain et sans viande. Pour plus d’informations, lisez cet article.
Le principal défi que doivent relever les organisations est de comprendre et d’intégrer correctement les achats dans la gestion de la chaîne d’approvisionnement ou les fonctions logistiques de l’entreprise. Une intégration et une mesure réussies des achats au sein d’une entreprise permettront de mieux comprendre les dépenses de l’entreprise. Vous aurez une meilleure idée de la quantité de cornichons dont vous avez besoin ou, mieux encore, de la quantité de pain et de viande que vous devriez avoir en stock à tout moment.
Le processus d’achat
Le processus d’achat dans son ensemble peut être réduit à deux questions principales.
Le processus d’achat dans son ensemble peut être ramené à deux questions principales :
Question 1 : Que devons-nous obtenir ? (Selon l’efficacité avec laquelle vous pouvez répondre correctement à cette question, vous pouvez passer à la question 2). De nombreuses entreprises ont cependant de grandes difficultés à répondre à cette question. Par exemple, avez-vous vraiment besoin de cornichons ? Quel type de pain devez-vous acheter ? Et la viande ?
Question 2 : à qui devons-nous nous adresser pour obtenir ce dont nous avons besoin (et comment approcher cette personne) ? Cette question est beaucoup plus dynamique car elle comporte beaucoup plus de pièces mobiles. Si vous choisissez d’acheter des cornichons, allez-vous directement dans une ferme et les faites-vous vous-même ? Ou les achetez-vous dans un magasin ? Si c’est votre choix, comment les cornichons vous parviendront-ils ?
Une préoccupation majeure de la chaîne d’approvisionnement est la communication entre chacun des maillons de la chaîne. Obtenir des informations d’un maillon à l’autre sans un système correctement intégré demande généralement du temps ou de l’argent. Peut-être les deux.
Le triangle impossible suggère que vous ne pouvez exister qu’en un seul point à l’intérieur du triangle. Vous pouvez avoir rapide et bon marché, mais ce ne sera pas bon. Vous pouvez aussi avoir du rapide et du bon, mais ce ne sera pas bon marché. Bien sûr, il y a aussi le bon et le bon marché, mais ce ne sera pas rapide. C’est un défi assez courant lorsqu’il s’agit de gérer le processus d’achat. Quelle est votre solution à un tel problème ?
L’astuce pour résoudre le triangle est, étrangement, de ne pas le résoudre du tout. L’astuce consiste à trouver un nouveau triangle, ou à créer une nouvelle forme ou une nouvelle façon de faire les choses entièrement.
Comment cela s’applique-t-il au processus d’achat ?
En règle générale, une personne dans une entreprise se rendra compte qu’elle doit commander (ou dépenser) quelque chose. Il fera une demande de commande, ou passera par un processus de réquisition. Si une commande est approuvée, l’acheteur aura généralement un fournisseur en tête et devra obtenir un devis. Cela prend du temps. Ensuite, il peut y avoir une période de négociation. Cela prend également du temps. La commande doit ensuite être passée et, finalement, reçue. Cela va prendre, vous l’avez deviné, du temps et de la communication. Enfin, il faut effectuer un paiement. Il faut pour cela des canaux de communication clairs et, éventuellement, du temps.
Les retards dans le processus d’achat réduiront l’efficacité et créeront des goulets d’étranglement. Cela pourrait même vous coûter de l’argent liquide. Vous ne pouvez pas laisser la haute direction se contenter d’attendre les demandes, et vous ne devez pas sauter d’étapes dans votre processus d’achat, sinon cela créera des problèmes monstrueux plus tard. L’astuce consiste à trouver une solution adaptée aux besoins de votre organisation. Vous n’achèteriez pas une Ferrari pour traîner une remorque. Il s’agit en fait de découvrir vos options.
Un processus d’achat solide peut constituer un avantage concurrentiel pour votre organisation. Chaque entreprise a des dépenses, des achats et des commandes à effectuer, donc si votre entreprise ne contrôle pas correctement son processus d’achat, cela lui fera mal.
